Acta Junta de Comunidad de Propietarios: todo lo que siempre quisiste saber
Para empezar, cabe destacar que la redacción y confección del acta de la junta de propietarios no es una función expresamente atribuida por el art. 20 LPH al Administrador, pero resulta evidente que por sus funciones como Secretario, será el Administrador quien confeccione el acta de la junta.
Es preciso fijar algunas pautas esenciales, que se derivan de los criterios fijados por la jurisprudencia, y que determinen pautas de actuación con cierta claridad, uniformidad y seguridad jurídica.
CUESTIONES FORMALES
Salvo que los estatutos, el título constitutivo o un acuerdo unánime fijen un lugar de celebración, la junta puede celebrarse en lugar distinto al de ubicación de la finca.
La junta podrá ser convocada por las personas designadas en el art. 16 LPH y sin que se excluya a los propietarios morosos, pues la limitación de derechos debe interpretarse de forma restrictiva y la LPH se refiere al voto y no a otros derechos como hacer uso de al palabrea o convocar junta.
La representación puede ser por poder general, por poder especial con indicación del sentido del voto, por mero escrito firmado o por incluso de forma verbal, pero en este caso se precisa de ratificación del poderdante y bastará con que el Secretario/Administrador refleje la representación en el acta, pues un propietario representado es un propietario presente a los efectos de una posible impugnación.
No debe incluirse ni como punto del orden del día, ni como primer acuerdo de la junta la aprobación de los acuerdos de la junta anterior, pues los acuerdos se adoptan en el sentido votado en la misma junta o, en su caso, cuando se obtengan las mayorías precisa a los efectos del art. 17 LPH sobre el cómputo del voto ausente que puede ser "presunto" (positivo si no se opone en 30 días) o negativo si así lo indica de manera expresa. Tampoco es preciso hacer lectura del acta anterior, salvo que se precise de alguna aclaración.
En el apartado de ruegos y preguntas no es posible adoptar acuerdos y no debe admitirse que los propietarios aporten documentos para justificar su voto.
No es admisible la votación secreta, pues no se puede computar la cuota de participación y sólo como excepción podría hacerse en una comunidad de cuatro propietarios con la misma cuota (25%).
CONTENIDO DEL ACTA
El contenido del acta debe ajustarse de la forma más precisa posible a lo dispuesto en el art. 19 LPH, el cual se refiera a la constancia de los acuerdos y al resultado de las votaciones. En concreto, establece que el acta incluirá: "Los acuerdos adoptados, con indicación, en caso de que ello fuera relevante para la validez del acuerdo, de los nombres de los propietarios que hubieren votado a favor y en contra de los mismo, así como de las cuotas de participación que respectivamente representen".
Ello supone que de evitarse recoger intervenciones de los propietarios ajenas al acuerdo debatido, expresiones ofensivas entre propietarios, comentarios jocosos o irónicos sin relevancia; y en definitiva es ajena al acta toda cuestión y/o intervención que no tenga como finalidad directa justificar el voto del propietarios. Al respecto, deben de establecerse las siguientes pautas de actuación:
Deben de evitarse incluir en el acta las expresiones o describir actos que no solo puedan ser un ilícito penal (injurias/calumnias), sino que pueden afectar al honor o a la imagen de otros propietarios.
Es esencial la indicación de propietarios asistentes por si o representados y la cuota de participación, pues el sistema de acuerdos es el de "doble mayoría": propietarios y cuotas y es muy aconsejable indicar el sentido del voto de cada propietarios, con indicación de los votos a favor y en contra.
En todo caso, es esencial e insubsanable el reflejo del resultado preciso de la votación, con indicación de los votos a favor y de los votos en contra y la cuota de participación que representa cada voto.
También es muy importante consignar con claridad el contenido expreso de cada acuerdo de manera simple, exhaustiva y diáfana, sin interlocuciones, largas frases o expresiones ajenas a lo que supone un acuerdo y sin preámbulos, exposiciones previas, justificaciones o circunloquios y sin necesidad de una referencia pormenorizada de las intervenciones de cada propietario.
FIRMA DE ACTA
Procede indicar las siguientes cuestiones:
La falta de firma del Presidente y del Secretario son defectos del acta sobre los que se mantiene una clara divergencia jurisprudencial. Así, un sector entiende que es falta de firma es defecto insubsanable y que el acta no firmada es nula. Otras resoluciones entienden que el acta sin la firma del Administrador no es motivo de nulidad y que en todo caso puede subsanarse si se acredita en el juicio la realidad de los acuerdos o se ratifican.
No es necesaria la firma de los propietarios asistentes a las juntas para el cierre del acta.
